“3天补全所有明细?林宇,你这可是把自己架在火上烤。”眼看林宇跟刘总拍了胸脯,刚散会回到工位,赵倩就端着杯还冒热气的速溶咖啡凑过来,眉头拧得像打了个死结,“那堆报销凭证当初是按大类归档的,供应商那边给的明细要么嵌在邮件附件里,要么散在对接群的聊天记录里,3天跟大海捞针似的,哪儿那么容易?”
林宇正对着电脑屏幕上密密麻麻的费用类目发呆,闻言抬头揉了揉眉心,语气里带着点无奈的自嘲:“不然还能咋办?总不能真顺着刘总的意思认个‘小错’,那不等于给陈峰和王建国递刀子?到时候别说项目名声,咱们团队这帮人的心血,不都成了‘违规操作’的笑柄?”他伸手敲了敲屏幕上“推广费用-校园渠道”那栏,“你看这部分,占了总预算的三成,当初跟供应商‘美妆优选’对接时,他们明明说会给拆分明细,怎么归档的时候就没了?”
“还不是那会儿项目赶中期复盘,王建国说‘先凑活归档,回头补’,结果转头就忘了!”赵倩气鼓鼓地把咖啡塞给林宇,自己拖了把椅子坐下来,点开电脑里塞满文件的“美妆项目-财务”文件夹,“得,抱怨也没用,先从咱们自己的记录查起。我负责翻邮件和对接记录,你让小李他们梳理下报销单对应的合同编号,咱们两两对应着找,总比瞎翻强。”
说干就干,整个团队瞬间进入“地毯式搜索”模式。小李对着一摞打印出来的报销单念念有词,一会儿嘀咕“这笔5万的物料费对应哪个合同来着”,一会儿又拍着大腿喊“找到了!合同编号mZ-017,是校园海报印刷的钱”;另一边的实习生小张对着聊天记录翻得眼睛发直,时不时哀嚎一句“赵姐,这供应商对接群聊了八百多页,我快看成斗鸡眼了”。
林宇这边也没闲着,他把所有标着“推广费用”的合同按时间排序,试图从合同条款里抠出点明细线索,可翻来翻去,大多只写着“校园推广服务费用合计xx元”,具体到物料、人力、渠道分成,连个标点符号都没提。眼看夕阳把办公室的窗户染成橘红色,桌上的咖啡凉了大半,能补全的明细还不到三分之一,林宇忍不住叹了口气:“照这进度,别说3天,5天也悬啊。”
“别急别急,我这儿有新发现!”赵倩突然一拍桌子,吓得小张手里的鼠标差点飞出去。她指着电脑屏幕上一封标注着“【美妆项目】3月校园推广费用确认”的邮件,眼睛亮得像发现了新大陆,“你看这封!是‘美妆优选’的对接人李经理发的,日期正好是咱们提交报销的前一天,附件里有个Excel表,备注写着‘费用拆分明细,烦请确认后归档’!”
林宇赶紧凑过去,只见邮件正文里李经理还特意提了句“上次电话里说的,把校园KoL佣金、海报制作费、校园代理薪酬都拆分开了,方便你们做账”,可附件栏里的文件却显示“已过期”——显然是当时没人及时下载,时间一长就失效了。
“空欢喜一场啊。”小李凑过来瞅了眼,蔫蔫地坐回座位,“附件都过期了,这不等于白找着?”
“别慌,没下载不代表没法儿要。”赵倩倒没泄气,手指飞快地在键盘上敲着,给李经理发了封加急邮件,措辞拿捏得恰到好处:“李经理您好,打扰啦!之前您发的3月校园推广费用明细附件不小心过期了,现在公司配合监管核查需要这份文件,麻烦您再发一次呗?辛苦啦~”末了还加了个可爱的笑脸表情,转头跟林宇挤挤眼,“供应商那边跟咱们合作挺愉快的,李经理这人好说话,应该没问题。”
可等了快一个小时,邮件石沉大海,连个已读回执都没有。赵倩盯着电脑屏幕,手指无意识地戳着桌面:“不对啊,平时李经理回邮件挺快的,今天这是咋了?”她试着拨了李经理的办公电话,响了半天没人接;又打手机,那边直接提示“正在通话中”。
“该不会是陈峰那边又搞小动作了吧?”小张小声嘀咕了一句,这话一出,办公室里的气氛瞬间沉了下来。林宇皱着眉想了想,突然想起什么:“赵倩,你不是加了李经理的微信吗?试试微信联系,说不定他没看邮件。”
赵倩一拍脑门:“对哦!我怎么把这茬忘了!”赶紧点开微信,找到那个备注“美妆优选-李哥”的联系人,噼里啪啦发了段消息,连带着把之前的邮件截图也附上了,末了补了句“李哥,这事挺急的,麻烦您看到消息尽快回我,实在不行给我回个电话也行”。
消息发出去,还是没动静。赵倩托着下巴,盯着聊天界面上“对方正在输入”的提示一会儿亮一会儿灭,心都跟着揪起来了。眼看窗外的天彻底黑了,办公室里只剩他们几个的工位还亮着灯,小李揉着饿得咕咕叫的肚子说:“要不咱们先去楼下吃碗面?说不定等咱们回来,李经理就回消息了。”
“我不去了,你们去吧,我再等等。”赵倩摇摇头,顺手把桌上的凉咖啡灌了一口,苦得她龇牙咧嘴,“这节骨眼儿上,哪有心思吃饭。”
林宇也没动,他走到赵倩身边,递了包刚从抽屉里翻出来的饼干:“先垫垫,别饿坏了。李经理那边可能是在忙别的,再等等,实在不行明天一早就去他们公司堵人。”
话音刚落,赵倩的手机突然“叮咚”响了一声,微信界面弹出李经理的消息:“抱歉抱歉,刚在跟客户开会,手机静音了!明细我这就发你,稍等!”紧接着,一个带着绿色Excel图标的文件就发了过来。
“成了!”赵倩激动得差点从椅子上跳起来,赶紧点开文件——只见表格里清清楚楚列着每一笔推广费用的拆分:校园KoL佣金2.3万,对应着12个KoL的名字和合作时长;海报制作费1.5万,细分到纸张费用、印刷费、运输费;就连给校园代理的2000块提成,都标着每个代理的姓名和负责的校区。
“我的天,赵倩你简直是咱们团队的‘救星’!”小李凑过来看完,兴奋得直拍大腿,“有了这张表,再让供应商盖个章确认,监管那边的疑问不就全解决了?”
“别高兴太早,还得让供应商补盖章呢。”赵倩嘴上说着,手上却没停,飞快地把表格打印出来,又打开文档写了份《费用明细补充说明》,把每一项拆分都对应到原有的报销凭证和合同上,“林宇,我现在把这些东西整理好,明天一早就去美妆优选找李经理盖章,保证赶在监管二次核查前交上去。”
林宇看着赵倩眼里的红血丝,又瞅了瞅墙上已经指向晚上九点的挂钟,忍不住笑了:“先别急着赶工,你这眼睛都快熬成兔子了。今天先到这儿,明天一早我陪你去供应商那边,咱们争取一上午搞定这事。”他顿了顿,又补充了句,“对了,明天给你放半天假,就当是‘救驾有功’的奖励。”
“那可太好了!”赵倩揉了揉眼睛,脸上终于露出了轻松的笑容,“不过放假前得先把这事办妥,不然我心里总悬着。你说陈峰要是知道咱们把明细补全了,会不会气得跳脚?”
“他跳不跳脚我不知道,但至少咱们不用再被‘缺明细’这事儿卡脖子了。”林宇拿起桌上整理好的文件,眼里闪过一丝笃定,“接下来,该轮到咱们反击了。”
第二天一早,林宇和赵倩揣着打印好的明细表格和补充说明,直奔美妆优选公司。李经理倒是爽快,一看是为了配合监管核查,二话不说就盖了章,还笑着说:“你们林宇团队做事就是靠谱,当初合作的时候就知道,绝对不会出虚报费用这种事。”
拿着盖好章的材料回到公司,林宇第一时间把文件提交给监管部门。看着工作人员收下材料时点头说“这份明细很完整,对核查很有帮助”,林宇悬了几天的心终于落了地。而办公室里,赵倩正趴在桌上补觉,阳光透过窗户洒在她脸上,连带着桌上那份盖着红章的明细表格,都显得格外耀眼——这场因“缺明细”引发的危机,总算被他们硬生生掰回了一局。