接触器物登记造册的活儿,意味着清悦在永和宫的“职级”有了微妙的提升。这工作不再局限于简单的体力劳动,而是涉及到管理、核对和记录,需要一定的细心和条理性。秋月似乎彻底将清悦视为了可靠助手,教导起来尽心尽力,连一些原本不会轻易告知新人的关窍也一一指点。
清悦学得很快。她发现宫里的登记方式十分原始,用的是一本厚厚的册子,按照物品大类、入库时间粗略记录,查找和核对起来非常不便。遇到需要统计某类物品的数量或者核查某段时间的领取记录时,秋月往往要翻找半天,耗时耗力。
“要是能有个更清楚的法子就好了。”一次对账对得头晕眼花的秋月忍不住抱怨了一句。
说者无心,听者有意。清悦看着那本密密麻麻、格式不一的账册,一个念头冒了出来。这不就是古代版的混乱数据表吗?作为前世与Excel斗智斗勇多年的hR,整理数据、优化表格可是她的看家本领之一。
当然,她不可能在宫里搞出电子表格,但借鉴其思维,设计一种更清晰、更便于查询和核对的纸质账本格式,却是完全可以尝试的。
她没有立刻声张,而是利用空闲时间,找来一些废纸,偷偷画起了草图。她计划设计一种表格,横向分栏记录日期、物品名称、规格、入库数量、领取人、领取数量、结存数量、备注等关键信息;纵向则按时间顺序或物品类别排列。这样一目了然,大大减少重复记录和查找困难。
就在清悦暗中完善她的“永和宫器物管理优化方案V1.0”时,一个意想不到的麻烦找上了门。
这日,云嬷嬷阴沉着脸,将秋月和清悦叫到跟前,将一本账册重重拍在桌上:“你们看看!这是上个月与内务府对接的器物损耗账目,那边核对我们永和宫报上去的瓷器损耗数量,与我们自己留底的记录对不上!差了整整五只官窑的青花碗!”
秋月脸色瞬间白了,连忙拿起账册仔细核对。清悦也心里一沉。宫中对器物损耗管理极其严格,尤其是瓷器这类贵重物品,每一件的破损都必须记录在案,核对清楚。出现这么大的差额,可是严重的失职,追查下来,负责登记的秋月首当其冲,连监管的云嬷嬷也要受牵连。
秋月翻着那本混乱的账册,额头冒汗,越急越找不到头绪:“这……这上月十五好像摔了一只……二十那日张常在宫里报损了两只……可是,可是数目还是对不上啊……”
云嬷嬷的脸色越来越难看:“对不上?对不上就是你们登记不清!内务府那边等着回话,若是咱们这里出了纰漏,永和宫的脸面往哪儿搁?”
清悦在一旁看着,知道不能再等了。她上前一步,恭敬地说:“嬷嬷,秋月姐姐,可否让奴婢试试?奴婢或许有个法子,能尽快把账目理清楚。”
云嬷嬷锐利的目光射向她:“你?你有什么法子?”
秋月也像是抓住了救命稻草,期盼地看着清悦。
清悦拿出她这几天偷偷画好的表格草稿,解释道:“奴婢愚见,或许是账目记录方式不够明晰,导致核对困难。奴婢设想了一种新的记录法子,将各项信息分门别类填写,或许能更快找出差错所在。”
她将草稿呈上,并简要说明了如何通过横向纵向的索引快速定位和计算。云嬷嬷起初皱着眉,但听着听着,眼神中的怀疑渐渐变成了惊异。她掌管永和宫多年,自然一眼就看出这种表格化记录方式的优势所在。
“你这法子……倒真是新奇。”云嬷嬷沉吟片刻,眼下也没有更好的办法,死马当活马医吧,“需要多久?”
“给奴婢一个时辰,重新誊录上月账目,必能找出问题所在!”清悦信心十足。这可是Excel思维对原始账本的降维打击。
得到允许后,清悦立刻行动起来。她让秋月帮忙找来新的册子和尺子,两人合作,清悦口述表格格式,秋月执笔划线(因清悦的字迹尚需练习),很快一本崭新的、条理清晰的表格账本雏形就出现了。
然后,清悦对照着那本混乱的旧账册,将上个月所有关于瓷器损耗的记录,一项项填入新表格的对应栏目中。这个过程本身,就是一种梳理和核查。
果然,不到半个时辰,问题就暴露无遗!原来,旧账册上有一处记录模糊,将“领用”误写成了“损耗”,而另一处则重复记录了一次破损。还有一处是登记时漏记了碎片回收的数量。几个小错误叠加在一起,最终导致了五只碗的差额。
账目真相大白!差错原因主要在于记录不清和笔误,并非有人中饱私囊或严重失职,这算是不幸中的万幸。
秋月看着表格上清晰无比的记录,激动得差点哭出来:“对了!这样就全对上了!乌雅妹妹,你真是神了!”
云嬷嬷拿着新旧两本账册对比,脸上露出了如释重负的表情,再看清悦时,目光中充满了前所未有的赞赏和惊叹:“乌雅氏,你……你这次立了大功了!不仅解决了眼前的麻烦,这新的记账法子,更是帮了永和宫一个大忙!”
账目风波圆满解决。内务府那边得到了清晰明确的解释,永和宫保全了颜面。云嬷嬷对清悦的态度发生了质的飞跃,不再仅仅是认可,而是真正开始将她视为可以倚重的得力干将。
第二天,云嬷嬷就下令,永和宫所有的器物登记造册,以后全部采用清悦设计的新表格方式。秋月对清悦更是佩服得五体投地,几乎言听计从。
清悦凭借一个现代职场技能,不仅化解了一场潜在的危机,更极大地提升了永和宫后勤管理的效率,赢得了实打实的尊重和地位。她甚至偷偷给这种新账本起了个外号——“紫禁城Excel 1.0版”。
然而,福兮祸所伏。清悦这番“惊才绝艳”的表现,虽然是在永和宫内部,但世上没有不透风的墙。尤其是这种能切实提高管理效率的“创新”,很难不引起更高层级的注意。
几天后,顾问嬷嬷再次来到了永和宫。她与云嬷嬷在屋内谈了许久。出来时,顾问嬷嬷的目光落在正在指挥小宫女们按照新方法整理库房的清悦身上,那目光深邃难辨,带着探究,也带着一丝难以言喻的凝重。
她把清悦叫到一边,并没有提及账目的事情,只是看似随意地问了问她在永和宫是否习惯,然后淡淡地说了一句:
“好好当差。或许……很快会有更重的担子要交给你。做好准备。”
更重的担子?清悦心中凛然。她意识到,自己这只小蝴蝶扇动的翅膀,引起的风,可能快要超出永和宫这个小小的庭院了。
永和宫的平静日子,似乎即将结束。下一次“变动”,会将她带向何方?