徐爰，字长玉，东海郯（今山东郯城）人，其家族在晋宋之际虽非顶级门阀，却也有着一定的地方声望。他本名徐瑗，后因与傅亮之父同名，为避嫌而改名为爰，这一细节也从侧面反映出当时社会对名讳的看重以及人际交往中的审慎态度。
徐爰的仕途起步于东晋末年，初入官场时担任晋琅邪王大司马府中典军，从此开启了他漫长的宦海生涯。当时正值天下动荡，南北政权对峙，军事行动频繁，他从北征的经历中积累了最初的政治与军事经验。元熙年间，他转任刘裕世子中军参军，而刘裕正是后来南朝宋的开国皇帝，这一任职成为他日后攀附权力核心的重要起点。随着刘裕受禅称帝，建立南朝宋，徐爰也随之得到晋升，历任尚书库部郎、永世令等职，逐步在新王朝的官僚体系中站稳脚跟。
文帝元嘉年间，是徐爰仕途稳步上升的时期。他凭借着在官场中历练出的圆滑与能力，不断获得迁转。元嘉年间，他先是累迁殿中侍御史，后又担任始兴王浚后军参军。始兴王刘浚是文帝的儿子，在当时拥有一定的权势，徐爰能成为其幕僚，可见其在官场中已具备一定的钻营能力。元嘉十二年，他转任南台侍御史，此时始兴王浚镇守京口，徐爰又随之担任浚抚军参军，后迁员外散骑侍郎。京口作为军事重镇，地理位置险要，徐爰在此期间的任职，使其对地方军政事务有了更深入的了解。
元嘉十六年，徐爰补任长沙王义欣镇军参军，领义阳太守。长沙王刘义欣是刘裕的侄子，在宗室中地位较高，徐爰能在其麾下任职并兼任地方太守，不仅展现了他的办事能力，也体现出他在宗室圈层中逐渐获得认可。次年，他再次回到始兴王浚麾下，担任征北参军，后迁尚书右丞。尚书省作为中央行政中枢，尚书右丞的职位虽不算顶级高官，却能参与到国家政务的处理中，这为徐爰熟悉朝廷典章制度、积累中央行政经验提供了重要平台。
元嘉二十七年，北魏（当时被称为索虏）大举南侵，边境告急，宋文帝派遣张永、沈庆之等将领北讨，徐爰被任命为殿中将军，统摄行留事。“行留事”即负责军队出征期间后方的各项事务，包括物资调配、人员调度等，这一职责需要极强的统筹协调能力。徐爰在此次军事行动中表现尚可，军还之后，被授予正员郎一职，这既是对他此次工作的肯定，也为他后续的晋升奠定了基础。
元嘉三十年，南朝宋历史上发生了一次重大的宫廷政变——元凶刘劭弑逆。刘劭是宋文帝的长子，因急于夺权而弑杀父亲，自立为帝。在这场突如其来的变故中，徐爰展现出了他敏锐的政治嗅觉和果断的抉择能力。他没有依附于弑父篡位的刘劭，而是选择归向后来的世祖孝武帝刘骏。世祖即位后，对徐爰的归附颇为满意，任命他为太常丞，后转尚书水部郎。太常丞负责宗庙礼仪等事务，尚书水部郎则掌管水利工程等，虽然并非核心权力部门，但徐爰通过这两个职位，重新在新的政权体系中获得了立足之地。
世祖孝建元年，徐爰加建威将军，迁尚书殿中郎。孝建三年，他成为江夏王义恭大司马参军，领录事，入直门下省。江夏王刘义恭是刘裕的第五子，在宗室中极具威望，担任大司马等重要职务，徐爰能进入其幕府并领录事，参与核心事务的处理，且得以入直门下省，接近权力中枢，这标志着他的政治地位在不断提升。门下省是皇帝的近侍机构，负责审议政令等，入直此处使徐爰能够更直接地了解皇帝的意图，为他日后迎合上意、获取宠信埋下伏笔。
大明二年，徐爰迎来了他仕途上的一个重要节点，被任命为尚书左丞，领着作郎，负责撰修国史。在此之前，着作郎何承天已经草创了国史，世祖初年，又命令山谦之、苏宝生继续完成。但苏宝生后来被诛杀，编修国史的任务便落到了徐爰身上。徐爰在何承天、山谦之旧作的基础上，进行损益删改，最终勒成《宋书》六十五卷。然而，这部史书却存在诸多问题。它虽然设立了列传，但对许多时事记载简略，且多有忌讳之处，又喜好记载符瑞之事，还用辞藻加以修饰，严重违背了史书应有的实录精神。这也成为后世对徐爰史学成就诟病的主要原因。
徐爰性格佞媚，善于揣摩迎合皇帝的心意，因此深得世祖的宠信和厚待。大明三年，他迁任游击将军，仍兼着作郎。游击将军虽为武官，但在当时也参与部分中枢事务，徐爰能兼任着作郎，可见世祖对他在修史方面的倚重，或是对他的一种特殊恩宠。大明五年，他被任命为廷尉卿，领着作如故。廷尉卿掌管司法刑狱，是朝廷中重要的司法官员，徐爰担任此职，说明他在朝廷中的职权范围进一步扩大。次年，他转任左卫将军，加给事中。左卫将军负责宫廷宿卫，地位重要，加给事中则使其能更方便地参与朝政议论。大明八年，徐爰迁户部尚书，寻领右军将军，未及拜官，又徙任吏部尚书，加散骑常侍。户部尚书掌管国家财政，吏部尚书则负责官员的选拔任免，均为朝廷核心要职，散骑常侍则能侍从皇帝左右，参与机密，徐爰此时的职位已然是位高权重，达到了他仕途的一个高峰。
前废帝即位后，对徐爰依然较为信任，任命他为丹阳尹，寻除尚书右仆射，领卫尉。丹阳尹负责京城地区的行政事务，地位显赫，尚书右仆射是宰相之职，协助皇帝处理政务，领卫尉则掌管宫廷禁卫，徐爰身兼数职，权力进一步巩固。永光元年，他迁任左仆射。景和元年，进号镇军将军，加散骑常侍。徐爰历经多朝，对朝廷的礼仪制度极为熟悉，这也是他前后所授官职中，常常能兼领着作郎的原因，因为朝廷看重他对旧事的熟稔，便于国史编修工作的延续。
太宗泰始初年，徐爰进位司徒左长史，侍中。司徒左长史是司徒府的重要僚属，参与司徒府的政务处理，侍中则是皇帝身边的亲信，负责侍从顾问。不久后，他迁任安北将军、南东海太守。泰始三年，徙任会稽太守，加秩中二千石。会稽是当时的大郡，经济发达，地位重要，加秩中二千石体现了太宗对他的重视。次年，他被征为散骑常侍、左卫将军，领着作郎。泰始六年，出为吴郡太守，秩中二千石，将军如故。吴郡同样是南朝的重要郡治，徐爰在地方任职期间，却暴露了他贪婪自私的本性。
他在吴郡任上，大肆营私蓄财，聚敛无度，对于有百姓前来投诉的，动辄加以罪戮，手段残忍，引起了当地民众的极大不满。太宗得知此事后，将他征召回京，免去其官职。但没过多久，他又被起用为中散大夫，寻加光禄大夫。中散大夫和光禄大夫虽为闲职，无实际执掌，但品阶较高，这也反映出徐爰在朝廷中根基深厚，即便因贪腐被免官，仍能很快复出。元徽三年，徐爰去世，时年八十二岁，在那个年代，算得上是高寿了。
徐爰虽然没有深厚的学术功底，但也广泛涉猎书史，对文章写作颇为了解，尤其擅长应对酬答，世祖、太宗都对他颇为亲近喜爱。然而，他的性格阴险猜忌，喜好进谗言，与袁顗、戴法兴等人相互勾结，排挤陷害异己，因此士大夫们对他颇为鄙视。他在担任着作郎编修国史时，所记载的内容，大多不是真实情况，往往曲笔逢迎，迎合上级的心意。《宋书·恩幸传》曾评论他说：“徐爰凭借佞幸而显贵，他修撰史书，极力撰写谀辞，掩盖恶行，宣扬善举，致使宋世的历史，大多失去了其真实性，这也是史家的罪人啊。”
徐爰有一子名徐增伯，也以才学被人知晓，官至太子舍人，可惜英年早逝。
纵观徐爰的一生，他在仕途上凭借着对朝廷礼仪的熟悉、善于迎合上意的能力，历经多朝而不倒，官至高位。然而，他在修史过程中曲笔阿世，违背了史家的操守，在地方任职时贪腐残暴，这些都成为他人生中的污点，也让他在历史上留下了负面的评价。他的生平事迹，不仅反映了南朝宋时期官场的复杂与黑暗，也为后世研究当时的政治、史学发展提供了一个特殊的视角。